Come esportare i dati dei partecipanti da Eventbrite (e cosa il file non contiene)

Come si scarica il rapporto partecipanti da Eventbrite?

Per un singolo evento: dal tuo account vai a Eventi, selezioni l'evento, apri Gestione dei rapporti, scegli Rapporti evento e poi Partecipanti; scegli il tipo di file e scarichi dalla scheda Esporta. Per più eventi insieme — il caso normale quando ricostruisci lo storico di un festival — non passi dal singolo evento ma dalla Gestione dei rapporti a livello di account, dove selezioni gli eventi e fai Esegui rapporto, con filtri per data dell'ordine, valuta e inclusione degli ospiti. La procedura è documentata nella guida dell'Help Center Eventbrite, che indica CSV e XLS come formati e consiglia il CSV sopra il milione di righe.

Non confondere due rapporti diversi: il rapporto Ordini è costruito sull'oggetto ordine, quello Partecipanti sull'oggetto partecipante — e un ordine può contenere più biglietti con più partecipanti, perché chi compra può prendere biglietti anche per altri. Se ti serve una riga per biglietto, ti serve il rapporto Partecipanti.

Se scaricare a mano dopo ogni evento è diventato un rito, la stessa cosa si automatizza con un token OAuth: l'API Eventbrite espone i partecipanti di un evento su GET /v3/events/{event_id}/attendees/ con risposta paginata, e permette di filtrare per stato. Ti fa arrivare i file da soli; i limiti del contenuto, qui sotto, restano gli stessi.

Cosa contiene davvero il file?

L'Help Center non pubblica l'elenco delle colonne. La descrizione pubblica più precisa degli stessi dati è la documentazione dell'API sull'oggetto Attendee, che li elenca campo per campo: anagrafica (nome, cognome, email), i barcode con stato della scansione e metodo di check-in, le risposte alle domande personalizzate, i flag di check-in, annullamento e rimborso, il tipo di biglietto, la scomposizione dei costi fra prezzo base, commissioni e imposta, più gli identificativi di ordine ed evento.

Materiale ottimo per biglietteria e controllo accessi. Ma la frase che conta è la prima riga di quella pagina: «The model is one Attendee per ticket». Un record per biglietto, non per persona. Da lì discendono i due limiti che nessuna procedura risolve:

• Nessuna identità della persona. Chi è venuto a quattro edizioni è quattro righe in quattro file diversi. Riconoscerla come una persona sola è un lavoro tuo, a valle.
• Nessuno stato di consenso. Nell'oggetto documentato non c'è un campo che dica se quella persona ha acconsentito a ricevere le tue comunicazioni.

Il rapporto partecipanti non è la tua lista di consensi

È l'errore che costa di più: scaricare il rapporto, incollare la colonna delle email nello strumento di newsletter e partire. Il rapporto partecipanti dice chi ha un biglietto, non chi ha accettato di sentirti.

Prima di scaricarlo controlla un'impostazione: in Opzioni ordine → Modulo d'ordine scegli se raccogliere i dati solo dall'«Acquirente biglietto» o da «Ogni partecipante». Nel primo caso quattro biglietti comprati insieme riportano la stessa email, e nel rapporto trovi quattro righe per un solo indirizzo.

Il consenso vive in un oggetto separato, sotto Marketing → Campagne e-mail → Elenco iscritti: come spiega l'Help Center, lì un elenco automatico chiamato «Acquirenti» raccoglie chi ha accettato le tue comunicazioni di marketing durante il pagamento, e si scarica in CSV. La stessa pagina avverte che per motivi legali non è possibile importare nominativi di partecipanti da eventi che si tengono in Australia, Canada o Germania.

Ed è Eventbrite stessa a chiarire di chi è l'onere: sulla sua pagina sulla protezione dei dati nell'UE scrive che l'organizzatore «needs to secure its own compliant opt-in consents», e che non lo fa al posto suo. Quindi i file da scaricare sono due, e uno solo è una lista utilizzabile per il marketing: se li unisci, la colonna del consenso deve sopravvivere all'unione e restare aggiornata.

Di chi sono i dati dei tuoi partecipanti?

Sul piano contrattuale la risposta gioca a tuo favore. Il Data Processing Addendum per gli organizzatori qualifica l'organizzatore come titolare del trattamento («Data Controller») ed Eventbrite come responsabile («Data Processor»). Esportare i tuoi dati non è un favore concesso: è l'esercizio normale del tuo ruolo. Lo stesso documento prevede che su tua richiesta, Eventbrite restituisca, cancelli o distrugga i dati dei consumatori — il che va letto anche al contrario: scaricare il file non cancella la copia sulla piattaforma. Sono due azioni distinte, e la seconda va chiesta.

C'è però una parte che non è tua: sulla stessa pagina UE, Eventbrite dichiara di agire come titolare autonomo sui dati delle persone che si registrano direttamente con Eventbrite, e di usarli anche per ricerca, analisi, miglioramento dei propri prodotti e raccomandazioni personalizzate. Il tuo export è tuo; il profilo che quella persona ha sul marketplace non lo è.

Due precisazioni normative che circolano spesso sbagliate. La prima: la portabilità dell'art. 20 GDPR non è la tua leva — quel diritto è dell'interessato, cioè della singola persona sui propri dati, non dell'organizzatore che vuole cambiare biglietteria. La seconda: la tua leva è il contratto, e l'art. 9 del Regolamento (UE) 2019/1150 (il P2B, applicabile dal 12 luglio 2020) obbliga i servizi di intermediazione online a descrivere nei termini e condizioni quale accesso ai dati hanno gli utenti commerciali — o che non ne hanno. Quella clausola deve esistere: cercala prima di firmare.

E se vendi su TicketOne, DICE o un'altra biglietteria?

Quello che cambia da piattaforma a piattaforma non è il formato del file: è se un file di dati personali esista.

TicketOne (gruppo CTS Eventim) descrive sul proprio sito B2B strumenti di reportistica — EVENTIM.Analytics — che aiutano a capire chi acquista i biglietti, con statistiche e grafici sulle vendite. Reportistica sul pubblico e estrazione di dati personali sono due cose diverse, e su quella pagina non è indicato quali categorie di dati personali un organizzatore possa esportare: è una domanda da fare per iscritto al tuo referente, e la risposta va nel contratto.

DICE è più esplicita: i download ci sono, e ognuno ha le sue regole. La sezione 11 delle linee guida MIO di DICE separa l'elenco di tutti i clienti, da contattare solo con comunicazioni transazionali o operative sull'evento acquistato, dall'elenco dei consensi marketing, l'unico a cui puoi mandare promozioni e da riscaricare aggiornato prima di ogni invio. Le linee guida non dicono quali campi contenga ciascun download. Anche MIO Connect, lo strumento di messaggistica di DICE, è limitato a messaggi operativi o transazionali, e sui dati di contatto usati lì DICE e l'organizzatore sono contitolari del trattamento.

Per le altre biglietterie italiane non abbiamo trovato documentazione pubblica sufficiente, e preferiamo dirlo piuttosto che riempire il buco: tratta l'assenza di una risposta pubblica come il motivo per chiederla.

Cosa ne fai una volta scaricato?

Un export vale quanto il lavoro che ci fai sopra, e sono quattro cose che il file non fa per te: riconoscere la stessa persona fra edizioni e sistemi diversi, tenere attaccato lo stato di consenso, conservare lo storico invece di sovrascriverlo ogni anno, e rispettare le cancellazioni anche quando quella persona ricompra da un altro canale.

Solco nasce per quel pezzo: acquisisce i dati di biglietteria — connettore diretto per DICE, Eventbrite e Shopify, CSV da qualunque altro sistema, botteghino compreso — più le scansioni QR, li deduplica in profili unici che sopravvivono al cambio di biglietteria, e tiene consensi e soppressioni attaccati al profilo, non al file. Non è una biglietteria e non la sostituisce. Da Eventbrite il connettore porta ordini e partecipanti via API, ma per la ragione vista sopra i partecipanti entrano con il consenso marketing a falso: la contattabilità si costruisce a parte. Dallo stesso materiale nasce il report d'impatto per comune e sponsor: persone uniche deduplicate e provenienza per paese, con ogni cifra etichettata per affidabilità. Cosa mettere in un report per lo sponsor lo spieghiamo in questa guida.

Domande frequenti