Da dove arrivano davvero i contatti del pubblico di un festival?
Da due direzioni: quelli che raccogli tu all'evento e quelli che importi da dove esistono già. Passano tutti dallo stesso punto di riconoscimento, così la stessa persona resta un profilo solo. Sul campo raccogli cinque cose:
- Le pagine di iscrizione. Ogni attivazione ha la sua pagina pubblica: nome ed email obbligatori, telefono, città e CAP facoltativi, più la casella di consenso per le tue comunicazioni. Sulle attivazioni di tipo sponsor compare una seconda casella, separata e mai fusa con la prima.
- Il QR. Il QR dell'attivazione porta l'indirizzo della pagina di iscrizione: affisso all'ingresso, al bar o sotto il palco, manda tutti allo stesso modulo.
- L'app dell'evento. Punti, check-in e scansioni in app restano legati a un token anonimo del dispositivo. Il profilo nasce quando la persona crea un account e si unisce al tuo festival dall'app. Il consenso alle comunicazioni è un interruttore a parte e revocabile, che decide solo se puoi scriverle; la revoca vale subito sull'account e arriva sul profilo al collegamento successivo.
- Le offerte ritirate. Ogni riscatto resta legato al suo locale, con quante offerte ha portato e per quanto valore. Lì il fan è un token opaco: nessun dato personale entra lì.
- I locali partner. Li scegli tu, ognuno riceve il suo scanner e valida l'offerta al bancone.
DICE, Eventbrite e Shopify hanno un connettore diretto. Il poller passa ogni quarto d'ora, ma ripesca una connessione solo quando l'ultima sincronizzazione ha più di sei ore, e il ritmo vero è quello; rientrano prima le nuove, quelle rimaste a metà e quelle in errore, riprovate dopo un'ora. Se serve subito c'è «Sincronizza ora». Poi ci sono i file: biglietti, merch e scansioni in CSV, la rubrica contatti, l'import di un'audience da Mailchimp. Il sondaggio pubblico crea e arricchisce i profili ma non rende contattabile nessuno: rispondere non vale come consenso.
Che differenza c'è tra una lista di email e un pubblico identificato?
Una lista è un file: ogni riga resta una riga. Un pubblico identificato riconosce la stessa persona ogni volta che rientra e le tiene attaccato quello che ha fatto: quanti eventi, quanto ha speso, quando l'hai vista.
Il riconoscimento ha una precedenza fissa: prima l'identificativo esterno della biglietteria, poi l'email, poi il telefono, poi il nome come ultimo appiglio. Il telefono è normalizzato sulle ultime dieci cifre, così prefisso internazionale e forma nazionale cadono sullo stesso profilo. Il match sul nome è volutamente stretto: aggancia solo profili senza email, telefono e identificativo esterno, una città in conflitto lo blocca, e si può spegnere.
Due limiti. L'identità è per organizzazione: chi è conosciuto anche da un altro festival resta un profilo separato. E non c'è fusione automatica dei duplicati: la deduplica avviene all'ingresso, e quello che non si aggancia lì resta fuori.
Quali segmenti servono davvero a un festival?
In Solco sono cinque: whale, engaged, dormant, discovery, unknown. Si ricalcolano quando entrano dati di attività (un import, una sincronizzazione della biglietteria, una scansione) e quando lo chiedi tu, su un profilo o su tutto il pubblico.
Le soglie sono fisse e uguali per tutti. Whale: almeno tre eventi, 150 di spesa nella valuta dei tuoi incassi e almeno tre scansioni. Engaged: almeno due eventi, oppure almeno due scansioni, oppure almeno 50 di merch. Dormant: ha uno storico e sono passati almeno trenta giorni dall'ultima attività. Discovery: ha uno storico ed è recente. Unknown: non ha ancora fatto niente di contabile, oppure ha uno storico senza una data utilizzabile, come un file importato senza date. Ci finisce anche chi arriva da un modulo, da una rubrica o da un import Mailchimp, finché un ricalcolo non lo sposta.
Una cosa controintuitiva: dormant viene testato per primo e vince sugli altri, quindi un whale fermo da trentun giorni finisce dormant, e il flag lapsed whale esiste per ritrovare i migliori dentro quel gruppo. Il flag però guarda solo eventi e spesa, non le scansioni, quindi marca anche chi non era formalmente un whale.
Il valore di una persona è la somma di biglietti e merch, senza previsioni di valore futuro. E quando whale o dormant mostrano zero, la schermata dice perché: manca la sorgente di spesa o manca lo storico.
Che cosa vuol dire consenso, in pratica, quando raccogli contatti a un evento?
Vuol dire una cosa precisa: il consenso è registrato per sorgente. Ogni canale ha il suo slot, e il permesso effettivo è l'unione degli slot accesi.
La conseguenza è quella che serve: se un opt-out arriva da DICE si spegne lo slot DICE, e resta acceso il consenso che quella persona ha dato al tuo modulo di iscrizione. Due rapporti diversi, due decisioni diverse. C'è però un'asimmetria voluta: quando a revocare è il fan, da Mailchimp o dal link pubblico di disiscrizione, la revoca vale su tutto e spegne ogni slot. Come una soppressione che registri tu. Come trattare un opt-out arrivato da un solo canale resta comunque una scelta da fare con il tuo consulente privacy.
Il livello di prova cambia da canale a canale. Sul modulo di iscrizione viene salvato il testo del consenso che la persona ha letto, i primi 200 caratteri come fotografia della versione mostrata, con data, fonte e indirizzo IP. Sugli account dell'app c'è un registro in sola aggiunta con ogni sì, ogni no e la versione della copia mostrata. Sull'import di una rubrica il consenso è un'attestazione tua e non del fan: riempie solo gli sconosciuti e non ribalta un opt-out già nel file.
Sopra tutto c'è la suppression, la lista del non contattare: ha la precedenza sul consenso in ogni esportazione e sincronizzazione, anche con la casella spuntata. E c'è un portale pubblico, senza login, dove si scaricano i propri dati o se ne chiede la cancellazione.
Come porti il pubblico dentro gli strumenti di marketing che usi già?
In due modi, e conviene sapere quale stai usando: una sincronizzazione via API verso il sistema di destinazione, oppure un CSV da caricare a mano. Mailchimp è sincronizzazione vera: le email escono in chiaro perché lui le richiede, e un secondo invio non resuscita chi si era disiscritto. Meta, Google Ads e TikTok ricevono pubblici personalizzati con soli hash SHA-256 di email e telefono, e da lì non torna indietro nessun dato per persona.
Ogni canale pubblicitario ha la sua soglia minima, sotto cui il caricamento viene rifiutato prima di partire: mille utenti per Meta e TikTok, cento per Google Ads. Mailchimp non ne ha nessuna. Per Klaviyo, Brevo o altro il CSV di un segmento esce con cinque colonne fisse: nome, email, telefono, città, segmento. I file già pronti per Mailchimp, Klaviyo e Brevo esistono, ma solo sull'export delle iscrizioni di una singola attivazione.
Un'audience salvata non è una fotografia, ma una query viva: ogni esportazione la ri-risolve, quindi chi si è appena qualificato entra da solo. Il limite più concreto è lì: la definizione accetta tre filtri, segmento, città ed evento. La pagina dei profili ne ha di più, ma non diventano un'audience da esportare.
Non devi cambiare biglietteria e non devi cambiare strumento di email. Solco sta in mezzo: raccoglie i contatti con il consenso, li unisce per persona, li segmenta e li consegna, a Mailchimp in sincronizzazione e agli altri in CSV.
Come riattivi chi è venuto l'anno scorso e quest'anno no?
Il segmento dormant e il flag lapsed whale dicono chi si è fermato in generale. Il confronto tra eventi ti dice chi c'era a un tuo evento precedente e a questo no, sui dati di biglietteria. «Precedente» però vuol dire qualsiasi evento della tua organizzazione iniziato prima, non l'edizione scorsa dello stesso festival: distinzione che il sistema non fa.
Sono due definizioni di «fermo» che non coincidono: dormant guarda i trenta giorni di inattività, il confronto tra eventi l'assenza da un evento preciso. Cambia anche il conto dei raggiungibili: il confronto considera contattabile chi ha il consenso email oppure quello marketing, l'esportazione richiede il consenso marketing.
Poi il passo che quasi tutti danno per scontato: da Solco non parte nessuna email di marketing. La schermata di riattivazione ti dà il conteggio, dice quanti sono raggiungibili e apre un'attivazione in bozza con dentro i lapsed. Quella lista però resta lì: non ha un suo export né una sua sincronizzazione. Per mandare davvero costruisci un'audience salvata, la sincronizzi su Mailchimp o la scarichi in CSV.
Che cosa puoi fare senza pagare, e che cosa resta dietro un piano?
Consensi, disiscrizioni, export e richieste degli interessati sono inclusi in ogni piano.
Nel piano gratuito raccogli con moduli e QR, importi i tuoi CSV, unifichi i profili, li segmenti, salvi le audience, esporti in CSV e gestisci suppression e richieste di cancellazione.
Dietro un piano ci sono le connessioni con l'esterno e la misurazione. I connettori in ingresso (DICE, Eventbrite, Shopify) e le sincronizzazioni in uscita (Mailchimp, Meta, Google, TikTok) partono dal livello Starter. Il report d'impatto dal livello Pro. App dell'evento (in anteprima), mappa del festival, sponsor, locali partner ed engagement del pubblico dal livello Business; il report territoriale è un add-on e l'app dedicata col tuo nome è Enterprise.
Due vincoli pratici: i posti nel team dipendono dal livello e il gratuito ne ha uno solo; l'accesso è su invito, quindi per creare un'organizzazione serve un codice valido.
Domande frequenti
Posso avere le email di chi ha comprato il biglietto su DICE o Eventbrite?
Dipende dal consenso, che non viene mai dedotto dal fatto che hai collegato la biglietteria. Da DICE il contatto arriva contattabile solo se l'acquirente ha accettato la condivisione con l'organizzatore, e in certi casi DICE restringe i dati al solo nome. Da Eventbrite i partecipanti importati entrano con il consenso marketing a falso: il profilo c'è, la contattabilità la costruisci col modulo di iscrizione.
Il pubblico raccolto a un'edizione mi resta per quella dopo?
Sì. I profili restano nella tua organizzazione e ogni nuova edizione aggiunge contatti e arricchisce quelli che ci sono già, riempiendo i campi vuoti senza sovrascrivere nulla. Ma l'identità è per organizzazione: la stessa persona conosciuta anche da un altro festival resta un profilo separato, in un database separato.
Posso inviare le email di riattivazione direttamente da Solco?
No. Solco prepara il pubblico e lo consegna: sincronizzi il segmento su Mailchimp e invii da lì, oppure lo scarichi in CSV con nome, email, telefono, città e segmento e lo importi in Klaviyo, Brevo o altro. Nel prodotto il riquadro «Scrivi e invia da Solco» porta l'etichetta «Presto», è disabilitato e non spedisce niente.
Se una persona si disiscrive da Mailchimp, Solco se ne accorge?
Sì. La disiscrizione torna indietro via webhook e diventa una riga di suppression più il consenso marketing a falso, quindi quella persona esce anche dalle esportazioni successive. La suppression ha sempre la precedenza sul consenso, e non dipende dal piano che hai.